Jakie informacje powinny znaleźć się na etykietach logistycznych, by usprawnić procesy magazynowe i transportowe?

Lagraf Partners

Dlaczego etykiety logistyczne są tak ważne w łańcuchu dostaw?

Etykiety logistyczne odgrywają kluczową rolę w całym procesie transportu i magazynowania towarów. Są niezbędne do sprawnego zarządzania przepływem towarów – od momentu produkcji, przez magazynowanie, aż po dostarczenie do klienta końcowego. Bez prawidłowo zaprojektowanej i wydrukowanej etykiety, przesyłki mogą być błędnie sklasyfikowane, niewłaściwie składowane, opóźnione w transporcie, a w skrajnych przypadkach – całkowicie zagubione.

Dobrze przygotowana etykieta to nie tylko estetyczny dodatek. To przede wszystkim funkcjonalne narzędzie, które umożliwia szybką identyfikację produktu, automatyzację procesów i skuteczne zarządzanie dokumentacją. W praktyce to jeden z fundamentów nowoczesnej logistyki i gospodarki magazynowej.

Podstawowe informacje na etykietach logistycznych – co musi się znaleźć?

Standardowa etykieta logistyczna powinna zawierać zestaw danych, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację przesyłki na każdym etapie łańcucha dostaw. Najważniejsze informacje to:

Nazwa i adres odbiorcy – dokładne dane firmy lub osoby fizycznej, która ma otrzymać towar.

Nazwa i adres nadawcy – dane wysyłającego, z opcjonalnym numerem konta klienta lub referencyjnym.

Kod kreskowy lub kod QR – umożliwia szybkie i automatyczne skanowanie oraz przypisanie przesyłki do odpowiedniego zamówienia.

Numer przesyłki lub numer listu przewozowego – identyfikator, który pozwala śledzić przesyłkę w systemie.

Opis zawartości – np. kategoria produktu, ilość sztuk, waga netto i brutto, objętość.

Data produkcji, wysyłki lub przyjęcia – kluczowa w zarządzaniu rotacją towarów (FIFO/FEFO).

Oznaczenia specjalne – „OSTROŻNIE”, „NIE RZUCAĆ”, „GÓRA/DÓŁ”, „PRZECHOWYWAĆ W CHŁODNI”, „CHRONIĆ PRZED WILGOCIĄ”.

W zależności od branży warto też umieścić: numery partii, kody EAN/UCC, GS1-128, numery seryjne, numery klienta, czy wewnętrzne oznaczenia z systemów ERP.

Jakie błędy najczęściej pojawiają się na etykietach logistycznych?

Wiele firm traktuje etykiety jako element wtórny, a to poważny błąd. Z naszego doświadczenia wynika, że najczęstsze problemy to:

• Nieczytelny nadruk – rozmazane teksty i niewyraźne kody kreskowe to skutek złej jakości kalek, nieodpowiednich ustawień lub zużytej głowicy,

• Nieprawidłowe dane – literówki, złe numery partii, brak istotnych informacji,

• Zły format etykiety – np. za duże lub za małe wymiary, które nie pasują do regałów lub skanerów,

• Błędne rozmieszczenie treści – brak logicznej struktury, co utrudnia szybki odczyt przez operatorów,

• Brak standaryzacji – każda etykieta wygląda inaczej, co dezorientuje pracowników magazynu.

Unikanie tych błędów jest możliwe dzięki przemyślanemu projektowi, zastosowaniu odpowiednich materiałów i automatyzacji procesu druku.

Jak zaprojektować etykietę logistyczną zgodnie z wymogami?

Tworząc etykiety logistyczne, należy uwzględnić zarówno wymagania odbiorców, jak i potrzeby systemów magazynowych. Poniżej kilka zasad dobrego projektu:

• Rozmiar – najczęściej stosowany to 100×150 mm (4×6″), ale możliwe są też inne, zależne od rodzaju opakowania.

• Układ graficzny – etykieta powinna być czytelna, z wyraźnym podziałem na sekcje (dane nadawcy, odbiorcy, kod, opis).

• Typografia – fonty bezszeryfowe, odpowiedni kontrast tekstu do tła (najlepiej czarny nadruk na białym tle),

• Kod kreskowy – najlepiej GS1-128, który zawiera wiele danych zakodowanych w jednym symbolu,

• Spójność – jeśli firma korzysta z systemu WMS, warto zachować jednolitą strukturę etykiet dla wszystkich towarów.

W Lagraf oferujemy pomoc naszego studia graficznego, które przygotowuje profesjonalne szablony etykiet zgodnie z wytycznymi branżowymi oraz systemami stosowanymi przez klientów.

Jakie materiały i sprzęt wybrać do druku etykiet logistycznych?

Aby etykiety były trwałe, odporne i czytelne, konieczne jest użycie odpowiednich materiałów:

• Drukarki termotransferowe – np. Zebra, TSC, Godex (drukarki i akcesoria),

• Kalki termotransferowe TTR – odpowiednio dobrane: woskowe do papieru, woskowo-żywiczne do bardziej wymagających zastosowań, żywiczne do nadruków na folii (kalki TTR),

• Etykiety logistyczne – samoprzylepne na roli, w wersji papierowej lub foliowej (etykiety),

• Głowice drukujące – regularna konserwacja i wymiana głowic to gwarancja jakości nadruku (głowice).

Oferujemy kompleksowe doradztwo w zakresie wyboru konfiguracji druku, materiałów oraz automatyzacji procesu etykietowania.

Jak etykiety wpływają na efektywność logistyki i magazynu?

Dobrze zaprojektowana i wykonana etykieta pozwala:

• Szybciej kompletować i pakować zamówienia,

• Zmniejszyć liczbę pomyłek w dostawach,

• Poprawić organizację magazynu (lokalizacja, rotacja towarów),

• Zwiększyć integrację z systemami ERP i WMS,

• Zoptymalizować pracę operatorów i zmniejszyć nakład pracy ręcznej.

Wprowadzenie standaryzacji etykiet może znacząco obniżyć koszty operacyjne, poprawić komunikację wewnętrzną i podnieść jakość obsługi klienta końcowego.

Zobacz również inne poradniki:

• Jak wybrać kalkę termotransferową? Porównanie typów i zastosowań

• Drukarki etykiet – na co zwrócić uwagę przy zakupie sprzętu do logistyki?

• Jakie informacje powinny znaleźć się na etykietach produktowych?

• Jak zaprojektować etykietę gotową do druku?