Archiwizacja dokumentów – jakie produkty ją ułatwiają?

Lagraf Partners

Archiwizacja dokumentów to praktyka przechowywania statycznych dokumentów w bezpiecznej przestrzeni fizycznej lub cyfrowej i jest ważnym aspektem w każdym przedsiębiorstwie. Niewłaściwa lub niechlujna archiwizacja może spowodować wypłynięcie wrażliwych danych, dlatego istotne jest, aby podczas tego procesu korzystać z odpowiednich produktów, które ułatwiają segregację i magazynowanie.

Czym jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów polega na przenoszeniu do magazynu plików, które nie są już regularnie używane, ale nadal wymagają przechowywania. Takie treści mogą być potrzebne z wielu powodów, w tym takich jak:

• wymogi prawne;
• dokumentacja biznesowa;
• rejestry podatkowe;
• zwalnianie miejsca użytkowego.

Warto w tym momencie podkreślić różnicę między danymi w kopii zapasowej a tymi zarchiwizowanymi. Kopia zapasowa to tymczasowy sposób odzyskiwania aktywnie używanych dokumentów. I odwrotnie – zarchiwizowane dane obejmują arkusze, z których pracownicy nie korzystają  (ani nie będą tego robić w dającej się przewidzieć przyszłości), ale nadal wymagają przechowywania.

Przechowywanie papieru

Tradycyjne przechowywanie papieru jest jedną z najbezpieczniejszych metod archiwizacji w świecie cyfrowym: nie można włamać się do pamięci papierowej, a edycja fizycznie zarchiwizowanych informacji jest niezwykle trudna bez pozostawiania śladów.

Główną wadą przechowywania papieru jest to, że jest to uciążliwy i powolny w użyciu sposób na zebranie wszystkich najważniejszych danych. Komputer może pobierać dokumenty cyfrowe, przeszukiwać ich zawartość oraz sortować i katalogować informacje w ciągu kilku sekund. Znalezienie tych samych wiadomości w dokumentach papierowych może zająć wiele godzin, a w niektórych przypadkach nawet dni. Papier zwiększa bezpieczeństwo, ale obniża wydajność. Jednak można znacznie przyspieszyć proces odnajdowania dokumentów, jeśli korzysta się z odpowiednich produktów, z których najważniejsze to:

Segregatory z mechanizmem

Są najlepszym sposobem porządkowania dokumentów, ponieważ mają łatwy do otwarcia metalowy mechanizm. Na grzbiecie segregatorów można umieścić odpowiednie etykiety, które pomagają kategoryzować zbiory plików.

Tradycyjnie segregatory są wykonane z wytrzymałej tektury i są pokryte dodatkową warstwą trwałego materiału, dzięki czemu nawet jeśli są często używane, to mogą przetrwać lata. Są dostępne w wielu różnych kolorach, wielkościach i kształtach. Warto też zwrócić uwagę na fakt, że spora część segregatorów jest również przyjazna dla środowiska, ponieważ zawiera ponad 50% materiałów pochodzących z recyklingu.

Jeśli wymagana jest maksymalna trwałość, to segregatory z tworzywa sztucznego i polipropylenu są dobrym rozwiązaniem do przechowywania dokumentów. Również one są dostępne w szerokiej gamie kolorystycznej i zapewniają doskonałą ochronę arkuszy. Takie rozwiązanie jest idealne do biur, instytucji edukacyjnych, organów publicznych i magazynów.

Teczki

To świetna opcja do segregowania luźnych arkuszy papieru i mniejszych elementów, które muszą być złożone razem ze standardowymi dokumentami. Te łatwe w użyciu teczki mają dopasowaną wielkość i są zamykane za pomocą gumki lub zatrzasku. Ich niewątpliwą zaletą jest niska i długa żywotność, co przekłada się na lepszą ochronę dokumentów. 

Pudła archiwizacyjne

Jest to rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić sporo miejsca w archiwum i zabezpiecza dokumenty na wiele lat. Dzięki temu, że pudła mają standardowy wymiar, można układać jedne na drugich w taki sposób, jaki byłby niewykonalny, gdyby korzystało się tylko z segregatorów. Niezależnie od tego, ile takich produktów umieści się w magazynie, to potrzebne dokumenty zawsze będzie można łatwo znaleźć, jeśli odpowiednio oznakuje się każde pudło.

Koszulki na dokumenty

Plastikowe koszulki służą do trzymania luźnych kartek papieru i chronią je przed uszkodzeniem. Idealne do użytku w segregatorach z mechanizmem, ponieważ są dostępne w wersji z wieloma dziurkowanymi, dodatkowymi kieszonkami lub barwionej, dzięki czemu łatwiej odróżnić dokumenty.